ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE DU SERVICE ÉTABLISSEMENTS RECEVANT DU PUBLIC F/H

Pôle PRess
Collectivité Ville de Rennes
Service Service Etablissements Recevant du public
Type d'emploi Emploi permanent
Direction Direction Affaires Juridiques
Filière Filière administrative
Cadre d'emplois Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie C
Grade Adjt adm ; Adjt adm Pal 1Cl ; Adjt adm Pal 2Cl
Réf. 2023-TJ-1767
Date limite de candidature 10/03/2024
Date prévisionnelle d'embauche 01/06/2024
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Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses agents.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective

Informations générales

La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) mutualisée entre la Ville de Rennes et Rennes Métropole organise et coordonne la fonction juridique au sein de la collectivité.

Parmi les 4 services qui composent cette direction, le Service Établissements Recevant du Public (ERP) est quant à lui compétent pour la Ville de Rennes sur les questions d'exercice du pouvoir de police du maire en matière de sécurité incendie et d'accessibilité des personnes handicapées dans les Établissements Recevant du Public. Au sein d'une petite équipe, ce sont ainsi 5 agents qui travaillent sur ces sujets en apportant leur expertise au service d'interlocuteurs aussi bien internes à la collectivité qu'extérieurs.

Vous possédez de l'expérience dans les métiers du secrétariat et de l'assistance administrative ou êtes issu·e d'une formation dans ce secteur ?

Vous avez le sens du service public et souhaitez mettre vos compétences et votre dynamisme au service de l'intérêt collectif en apportant vos qualités humaines au sein d'une petite équipe engagée ?

Vous avez une curiosité pour les sujets touchants aux Établissements Recevant du Public et aux conditions d'accessibilité et de sécurité ?

Alors n'hésitez plus et postulez pour rejoindre le Service ERP et devenir notre futur·e Assistant·e administratif·ve !

Missions

Sous l'autorité de la Responsable du Service ERP, vous réalisez le secrétariat administratif du service ainsi que du suivi de dossiers et l'accueil des interlocuteurs du service. Vos missions se déclinent comme suit :

  • Vous assurez le secrétariat du service, en gérant les courriers entrants et sortants en respectant une procédure spécifique au regard du logiciel de service, en gérant l'agenda des évènements du service ainsi qu'en organisant les réunions et en assurant leur suivi.
  • Vous assurez le suivi des dossiers de visites et d'autorisations de travaux en vérifiant la bonne réception des pièces, en veillant à la bonne transmission dans les circuits de validation et en sécurisant l'enregistrement des informations.
  • Vous assurez l'accueil téléphonique ainsi que l'accueil physique des exploitants d'ERP et des pétitionnaires en prenant en charge un premier niveau de réponse, en orientant les demandes et en adressant des récépissés lors des dépôts des dossiers.
  • Vous réalisez des tâches diverses d'archivage, de classement, de commande de fournitures ou de suivi des demandes "E-care" et participez à la vie du service.

Profils recherchés

Disposant d'une expérience sur des missions similaires de secrétariat ou d'assistance administrative, vous possédez des qualités d'organisation, de rigueur et de méthode.

Soucieux·se de produire un travail de qualité et d'apporter une réponse fiable à vos interlocuteurs, vous avez le sens de l'accueil et savez adapter vos réponses à vos interlocuteurs et à la situation.

Vous maitrisez les outils informatiques, notamment la suite bureautique, ainsi que les techniques de secrétariat.

Vous possédez des qualités relationnelles d'écoute, de pédagogie et êtes avenant·e pour incarner positivement l'image du service vis à vis des publics cotoyés.

Sans qu'aucune connaissance préalable ne soit attendue sur le sujet des ERP, votre curiosité favorisera votre intégration à l'équipe et la compréhension des enjeux du service et du poste.

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.

Contact(s) et informations générales

Pour toute demande d'informations complémentaires, n'hésitez pas à contacter Camille THOMAS, Responsable du Service Établissements Recevant du Public (ERP) et n+1 de ce poste : cam.thomas@ville-rennes.fr.

Seules les candidatures reçues via notre plateforme en ligne seront étudiées, merci de bien vouloir privilégier ce format et de n'utiliser l'adresse mail ci-dessus que pour les demandes d'informations liées au poste.

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