ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE

Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses agents.

Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi professionnel dans un environnement porteur de valeurs et de sens ? Rennes Ville & Métropole peut devenir votre nouvelle terre d’accueil.
#proximité
#engagement #solidarité
#intelligencecollective

Informations générales

Au sein du Pôle Stratégie Développement Aménagement, le service International et Europe (SIE) met en œuvre les politiques publiques d'ouverture à l'Europe et à l'international pour la Ville de Rennes et la Métropole.
Ses missions :

Promouvoir une ouverture à l’Europe et au monde active et informée
Mener des actions partenariales et contribuer à l’appropriation des enjeux du développement par les habitant.e.s
Partager et valoriser nos politiques publiques dans les réseaux, avec nos partenaires et via la participation à des projets européens
Contribuer à l’internationalisation de la Ville et de la Métropole.

Nous cherchons un.e assistant.e administratif.ve afin d'apporter le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service et des projets portés.

Missions

Assistance au responsable du service et aux chargé.es de mission : vous aurez en charge l'agenda du responsable du service et assurerez la préparation et le suivi des accueils de délégations étrangères (réservation de visites, préparation des programmes, démarches relatives à l’interprétariat, accompagnement,...). Concernant l'organisation des réceptions, vous rédigerez les demandes auprès du service des relations publiques et gérerez la réservation de salles, matériel et prestataires. Aussi, vous serez en appui à la réalisation des supports de communication liés à l'activité du service et aux événements des partenaires.
Suivi administratif et fonctionnel du service : vous préparerez et suivrez des réunions de travail entre les élu.e.s et le service, vous planifierez des réunions de service et tiendrez l'agenda international. Aussi, vous assurerez l'accueil téléphonique et la bonne réception du courrier. Un travail de mise en forme de courriers rédigés par le responsable du service et les chargé.e.s de missions est attendu. En tant qu'assistant.e, vous suivrez aussi les déplacements (envoi des ordres de mission, demande d'avance sur frais, constitution de dossiers de demande de visas). Vous chercherez et mettrez en place de nouvelles idées pour les cadeaux pour les délégations (détermination des besoins, recherche de fournisseurs, demande de devis, négociation, commande, application de la charte graphique si nécessaire). Vous serez aussi le ou la référente sur les questions RH (correspondant.e formation, plan de déplacements, congés, temps de travail, informatique,...)
Gestion des demandes extérieures diverses

Profils recherchés

Excellentes capacités relationnelles et sens du travail en équipe
Capacité à travailler en réseau et à s'adapter à différents intervenants
Qualité d'écoute et sens de la diplomatie
Capacité d'adaptation et au travail en autonomie
Aisance rédactionnelle
Sens de l'organisation, précision et méthode
Maîtrise des outils numériques administratifs (Excel, PPT, Word)
Connaissance de l'environnement territorial et de l'action publique

Condition de recrutement externe

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des Adjoints administratifs par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste sur la base d'un CDD de 3 ans en tant que non titulaire de la fonction publique et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.

Contact(s) et informations générales

Horaires : 9h-12h30 / 13H30- 17h30

Lieu de travail : 6 rue d'Echange - Rennes

Matériel(s) à disposition : équipement informatique

Missions de suppléance : NON

Télétravail : OUI

Date prévisionnelle d'embauche : Dès que possible !

Les entretiens se dérouleront le 20 Septembre.