ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE DE DIRECTION

Informations générales

Le Musée des beaux-arts de Rennes occupe une place importante dans la politique culturelle volontariste de la Ville, dont il décline les orientations. La Direction de la culture travaille ainsi à garantir à chacune et à chacun une égalité d'accès à la vie culturelle et au patrimoine en tant que visiteur, spectateur ou praticien amateur, à soutenir la création culturelle et artistique et à progresser en matière de responsabilité environnementale et sociétale.

Dans un territoire rennais qui se caractérise par la jeunesse de ses habitants et une vie culturelle foisonnante, le Musée des beaux-arts apparaît à la fois comme une institution patrimoniale majeure, avec des collections de premier plan, et comme l’un des acteurs du dynamisme rennais, ouvert sur la création contemporaine, porteur des valeurs du territoire que sont l’accueil et l’hospitalité, la solidarité et la coopération. Déployé sur deux sites – Quai Zola et Maurepas – le Musée contribue activement depuis 2021 au succès d’Exporama, le rendez-vous annuel de l'art contemporain à Rennes.

L'équipe du Musée des beaux-arts est répartie au sein de trois pôles : pôle Visiteurs, pôle Ressources et Production, pôle Collections.

Rattaché.e directement à la directrice du musée, vous occupez une position transversale par rapport à ces trois pôles.

Missions

Assistance administrative : En lien avec la Directrice de l'établissement, vous gérez son agenda et organisez les réunions ainsi que la rédaction et diffusion des comptes rendus. Aussi, investi.e dans les activités de la direction du musée, vous coordonnez des informations internes et externes (parfois confidentielles) et participez à la mise en place et au suivi de tableaux de bord et plannings. A l'aise avec l'informatique, vous gérez notamment l'arborescence du serveur et d'une partie de l'archivage du musée.
Assistance d'expositions temporaires : en soutien au conservateur / commissaire d'exposition temporaire, vous élaborez le planning général de la préparation de l'exposition et garantissez sa bonne tenue. Vous centralisez les informations techniques et suivez l'élaboration de la liste d'œuvres en assurant la relation avec les prêteurs. En tant qu'assistant.e, vous suivez la relation avec les graphistes de l'exposition et les prestataires chargés de la pose des éléments graphiques et participez au suivi de l'édition du catalogue, notamment la gestion des visuels (commande d'images, gestion des droits). Un travail complémentaire autour des actions de communication et des relations publiques peut être attendu.
Correspondant.e RH : épaulé.e par la Responsable Administrative et financière, vous suivez la carrière des agents et assurez un 1er niveau d'information sur les questions RH. Réception des arrêts de travail, diffusion des fiches de paie, suivi des formations, vous êtes à l'aise avec ce type de missions.

Profils recherchés

Avoir une aisance relationnelle
Capacité à s'exprimer avec des interlocuteurs de niveaux variés
Appétence pour le travail en équipe
Discrétion
Expérience confirmée dans le domaine de l'assistanat de direction
Polyvalence et autonomie
Sens de l'organisation et rigueur
Maîtrise des fonctionnalités du Pack Office
Intérêt pour le monde de la culture et des musées

Conditions de recrutement interne

Vous êtes fonctionnaire en poste au sein d'une de nos 3 collectivités ? Ce poste est ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs, aux lauréats du concours ou aux agents éligibles à une promotion interne (examen professionnel ou à l'ancienneté), ainsi qu'aux agents titulaires d'un cadre d'emplois de même niveau.

Vous êtes en CDD au sein de nos 3 collectivités ? Sous réserve de l'ancienneté suffisante (8 mois de présence sur les 18 derniers mois) vous pouvez postuler et devenir fonctionnaire après une année en poste.

Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste sous conditions de diplôme(s).

Contact(s) et informations générales

Lieu de travail : Musée des beaux-arts - site quai Zola

Matériel(s) à disposition : un ordinateur-téléphone

Missions de suppléance : soit dans les expositions soit à l'accueil en fonction des absences des agents

Télétravail : une journée / semaine

Contraintes du poste : possibilité de travail en soirée

Les entretiens auront lieu le 11 juin.